Prozesswissen sichern & Onboarding beschleunigen · SAP-Prozessdokumentation · SinoBridge AI Consulting
SinoBridge AI Consulting

WISSENSTRANSFER · ONBOARDING · SAP

Wenn Key-User gehen,
bleibt das Prozesswissen.

Ich sichere das Wissen Ihrer erfahrenen Mitarbeitenden als Prozesslandkarte und Prozesshandbuch, auf Deutsch, Englisch und Chinesisch. So sind neue Kolleginnen und Kollegen schneller produktiv, und niemand muss dreimal dasselbe fragen. Schwerpunkt: SAP-gestützte Prozesse in Vertrieb, Einkauf und Service.

Kostenlosen Prozess-Check vereinbarenOnboarding-Kosten berechnen ↓

SAP ECC und S/4HANA · SD, MM, CS · BPMN 2.0 · Signavio, viflow, SharePoint

Beispiel

Order-to-Cash im Prozessportal

Wählen Sie einen Schritt. So sieht jede Station für Ihre Mitarbeitenden aus.

Order-to-Cash · 1/5

Kundenauftrag anlegen

Rolle
Vertriebsinnendienst
SAP-Transaktion
VA01
Handbuch
2.1 · Auftrag erfassen, Preise und Liefertermin prüfen
Typische Frage, die hier beantwortet wird
Welche Auftragsart nehme ich für eine Musterlieferung?

Beispieldarstellung. Schritte, Transaktionen und Kapitel werden auf Ihr System und Ihr Handbuch zugeschnitten.

Ausgangslage

Kennen Sie das?

Wissen geht in Rente

Der langjährige Key-User geht, kündigt oder fällt aus. Übergabe: zwei Wochen, minus Urlaub. Danach weiß niemand mehr, wie die Gutschrift oder der Retourenauftrag geht.

76 E-Mails statt einer Prozessseite

Entscheidungen stecken in E-Mail-Ketten, PowerPoint, Excel und Teams-Ordnern. Wer neu ist, liest tagelang und hat trotzdem kein Gesamtbild: wer liefert zu, wer übernimmt, wer entscheidet.

Drei Stunden Video, kein Kapitel

Es gibt Bildschirmaufnahmen, aber sie sind lang, veraltet und in hundert Versionen abgelegt. Neue Mitarbeitende trauen sich nicht, wieder zu fragen. Erfahrene Kollegen verlieren Zeit für ständige Einarbeitung.

Leistung

Drei Pakete, ein Ziel: Wissen, das bleibt

Bevor jemand geht

Wissens-Übergabe-Sprint

  • Interviews und Aufzeichnung mit dem ausscheidenden Key-User
  • Prozesslandkarte der Rolle mit SAP-Transaktionen
  • Handbuch mit Ausnahmen, Fehlern und Ansprechpartnern
  • Typisch 5 Arbeitstage
Damit Neue schnell starten

Rollen-Onboarding-Paket

  • Rollenhandbuch und 30-60-90-Tage-Plan
  • Zwei Einarbeitungs-Sessions für neue Mitarbeitende
  • Vier Wochen Fragen-Support
  • Bei weiteren Einstellungen in derselben Rolle wiederverwendbar
Vor S/4HANA oder Audit

Prozess-Inventur

  • Ein End-to-End-Prozess, z. B. Order-to-Cash
  • BPMN 2.0, importierbar in SAP Signavio
  • Verknüpftes Handbuch mit Screenshots
  • Liste der Abweichungen vom SAP-Standard

Optional: jede weitere Sprache (Deutsch, Englisch, Chinesisch) und monatliche Pflege, bei der ich Ihre Änderungen einarbeite und einen Änderungsbericht liefere.

Zielgruppe

Für wen

Mittelstand mit SAP

Wenn wenige Key-User alles wissen und alle anderen fragen müssen.

Personalabbau und Ruhestand

Wenn erfahrene Kolleginnen und Kollegen gehen und ihr Wissen mitnehmen.

Vor der S/4HANA-Umstellung

Wer seine Ist-Prozesse nicht kennt, migriert das Chaos einfach mit.

Internationale Teams

Wenn neue Mitarbeitende nicht Deutsch als Muttersprache haben oder Standorte in China dazugehören.

Ablauf

In vier Schritten zum Prozessportal

  1. Prozess-Check, kostenlos

    30 Minuten online: Welche Prozesse machen den meisten Ärger, welche Unterlagen gibt es schon?

  2. Pilot mit einem Prozess

    Ein End-to-End-Prozess, zum Beispiel Order-to-Cash, wird visualisiert und mit dem Handbuch verknüpft.

  3. Ausrollen

    Weitere Prozesse nach Priorität, veröffentlicht im Prozessportal.

  4. Übergabe

    Key-User-Schulung und Pflegekonzept. Danach arbeitet Ihr Team selbstständig.

Zusammenarbeit

So arbeiten wir zusammen

Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Prozess-Check. Danach erhalten Sie ein konkretes Angebot.

Prozess-Check

30 Minuten online: wo es hakt und welcher Schritt sich zuerst lohnt.

Kostenlos

Festpreis-Pakete

Übergabe-Sprint, Onboarding-Paket oder Prozess-Inventur. Umfang und Preis stehen vorher fest.

Festpreis nach Angebot

Monatliche Pflege

Sie melden Änderungen, ich aktualisiere Prozesse und Handbuch. Kontingente mit 5, 10 oder 20 Stunden im Monat, Mindestlaufzeit 3 Monate.

Monatliche Pauschale

Beratung nach Aufwand

SAP-Prozessberatung (SD, MM, CS), Prozessoptimierung, IT-Projektmanagement und PMO, als Freelancerin remote oder vor Ort.

Nach Aufwand

Reisekosten für Termine vor Ort nach tatsächlichem Aufwand.

Kostenlosen Prozess-Check vereinbaren →

Rechner

Was kostet eine Einarbeitung heute?

Eine grobe Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen. Die Annahmen sind unten erklärt.

Zeit der Kolleginnen und Kollegen–
Produktivitätslücke der neuen Person–
Kosten pro Neueinstellung–
Kosten pro Jahr–
Mögliche Einsparung pro Jahr*–

Annahmen: Neue Mitarbeitende arbeiten in den ersten drei Monaten mit etwa 30 % und in den Monaten vier bis sechs mit etwa 70 % ihrer späteren Leistung (160 Stunden pro Monat). *Einsparung, wenn ein Rollenhandbuch die Einarbeitungszeit der Kollegen um 40 % senkt und die volle Produktivität einen Monat früher erreicht wird. Beispielwerte, keine Zusage.

Aus der Praxis

Ruhestand ohne einen Tag Übergabe

Ausgangslage

Internationaler Life-Sciences-Konzern, Standort Deutschland. Der langjährige Prozessverantwortliche ging in den Ruhestand, ohne Übergabe. Das Wissen lag verteilt in PowerPoint, Excel und SharePoint; eine einzige Rückfrage hing an einer Kette von 76 E-Mails.

Vorgehen

Interviews mit allen Beteiligten der Prozesskette, Gesamtbild aus vielen Einzelsichten zusammengesetzt, Vorgänger- und Nachfolgeprozesse mit Verantwortlichen geklärt, viflow eingeführt und die Prozesse im Browser veröffentlicht.

Ergebnis

Mitarbeitende finden Abläufe und Ansprechpartner selbst und pflegen die Prozesse seitdem weiter, statt bei jeder Frage eine Person zu suchen.

Erfahrung aus meiner Tätigkeit als Prozessmanagerin, anonymisiert. Zusätzlich habe ich als Beraterin und Projektmitarbeiterin in mehreren Unternehmen in Deutschland erlebt, wie Einarbeitung ohne Prozesswissen abläuft: in der Automobilzulieferung, Energieversorgung, Industrie und IT.

Kostenlos

Checkliste: Bevor ein Key-User geht

15 Fragen, die vor dem letzten Arbeitstag beantwortet sein sollten. Auf Deutsch, Englisch und Chinesisch.

Lea Gong, Gründerin von SinoBridge AI Consulting

Über mich

Lea Gong

Ich bin SAP-Beraterin und Prozessmanagerin in der Region Stuttgart. SAP-Prozesse in SD, MM und CS habe ich in Konzernen und im Mittelstand begleitet, unter anderem in der Automobilindustrie, bei einem internationalen Life-Sciences-Konzern, in der Industrie und bei einem Energienetzbetreiber. Als Prozessmanagerin habe ich viflow eingeführt, nachdem mein Vorgänger ohne Übergabe in den Ruhestand gegangen war.

Seit 2014 unterrichte ich außerdem Deutsch. Deshalb schreibe ich Anleitungen so, dass sie auch ohne SAP-Vorwissen und ohne Deutsch als Muttersprache verständlich sind.

Über 10 Jahre ProjekterfahrungIn Deutschland und China, davon mehrere Jahre in SAP-Projekten
GPM · PRINCE2 · PSM IProjektmanagement
TÜV RheinlandApplied AI Transformation Manager
MSc Business Intelligence & AnalyticsBusiness School in Frankreich
MBAChina
Germanistik (B. A.)China, mit Austausch an der Universität Leipzig
Chinesisch · Deutsch C1 · Englisch C1Arbeitssprachen

Kontakt

Prozess-Check vereinbaren

Schreiben Sie kurz, welches SAP-System und welche Prozesse Sie beschäftigen. Ich melde mich innerhalb von zwei Werktagen.

E-Mail
info@sinobridge-ai.com
LinkedIn
Lea Gong · SinoBridge AI Consulting
Telefon
+49 177 5619819
Ort
Region Stuttgart

SAP-System (optional)